Questo post, senza tante pretese, descrive in sintesi la situazione, largamente diffusa negli attuali studi tecnici italiani, rispetto l'adozione di piccoli accorgimenti gestionali e alla poca propensione verso le tante opportunità offerte dai nuovi modi di comunicare e collaborare scaturite da applicazioni web di ultima generazione. In pratica, gestire lo studio tecnico in versione 2.0.
… sulla gestione degli archivi.
Spesso, molti studi tecnici, si trovano sommersi, un po per naturale deformazione professionale, un po’ per disposizioni legislative, da una elevata quantità di carte ... disegni, relazioni, elaborati di vario tipo, ecc.
Lo stesso dicasi per l'archivio digitale, tante cartelle, tante sotto cartelle, tanti files spesso poco organizzati.
Alla richiesta: "trovami un documento ..., l'ultima versione della relazione tecnica, pratica Rossi ..". Tragedia .. !!!! Non si trova, oppure, ci si accontenta del file della prima versione rimediato in extremis, o nella migliore delle ipotesi, si trova il file dopo una estenuante ricerca di archivio. Per altro non di rado, difficoltà di ogni genere, possono manifestarsi nelle operazioni di backup. La tanto famigerata copia manuale o semi-automatica dell'archivio digitale.
... Sulla collaborazione e comunicazione.
Un dato di fatto. Dal primo servizio mail trovato o suggerito dal collega "mionome@libero.it", piuttosto che "mionome@tiscali.it" ecc. non si é più andati avanti. Con le email la comunicazione é si immediata, ma non in tempo reale e l'invio di files di grosse dimensioni (come spesso capita di dover fare) diventa un problema.
Pensate l'assurdo, grazie alla tecnologia si annullano le distanze (video conferenze, corsi online. ecc...) e per collaborare con un collega che non si trova in ufficio siamo costretti ad arrangiarci faticosamente con estenuanti e reiterati invii di versioni di files del nostro lavoro, o piuttosto uscire dallo studio, immettersi nel traffico per raggiungere di persona il nostro collega. Impegnare ore del nostro prezioso tempo per non risolvere nell'immediato il problema, aver collaborato poco e male; vale a dire non aver terminato il lavoro o averlo fatto utilizzando un tempo maggiore rispetto la complessità del lavoro stesso.
Che dire dei mezzi di comunicazione utilizzati o piuttosto del modo in cui lo studio viene proiettato all'esterno. In un mondo dove le telecomunicazioni sono in continuo miglioramento gli studi si "accontentano" del passaparola.
Per non parlare dell'immagine dello studio che traspare all'esterno, come viene percepito lo studio dai "nuovi" clienti. Nella stagione dei social network e degli smartphone, della connessione internet super veloce, della fibra ottica, del wifi, in sostanza del moderno mondo delle telecomunicazioni digitale, il più delle volte accessibili a bassissimo costo, lo studio tecnico non é presente su internet, non lo utilizza come mezzo di lavoro diretto o lo utilizza in minima parte.
... Sulla gestione.
Molto spesso si sente dire "noi con excel gestiamo tutto lo studio" clienti, riferimenti all'archivio, preventivi, spese e guadagni, tutto con excel o word, salvo poi non trovare i files, oppure inventarsi strani e rudimentali sistemi di protezione! password, cartelle criptate ecc. Questo sistema routinario ha implicitamente elevati livelli di rischio di errori e soprattutto di corruzione dei files.
Alla domanda "ha mai pensato di dotarsi di strumenti adeguati, per la gestione dello studio?" il 90% degli studi tecnici risponde banalmente con: "ho pochi clienti", "posso continuare a lavorare come ho sempre fatto". Affermazioni discutibili, come se strumenti per l'organizzazione possano essere dipesi dal portafoglio clienti.
Sembra quasi che per decidere di essere organizzati (in modo tecnologicamente avanzati) si debba superare una soglia minima di clienti. Poco male se nel gestire i "pochi clienti", o per recuperare dati di varia natura, lavori, ecc. si debba impegnare più tempo del dovuto in mansioni che poco hanno a che fare con la professione, che anzi la ostacolano. Di converso tutto questo si traduce in perdita denaro e o di tempo libero, di attività sociale.
Paradossalmente più sono "pochi" i clienti da gestire più impieghiamo tempo per farlo. infatti, in tutte le operazioni che attingono alla sfera dell'organizzazione gestionale, i passaggi ricorsivi, più sono poco frequenti, più sale la propensione all'errore e alla perdita di tempo.
..... una prima conclusione.
In definitiva, oltre ad un CAD e a qualche altro software professionale di natura strettamente specialista, non vengono considerati altri strumenti utili per lo studio. Gli avanzamenti tecnologici legati al mondo delle telecomunicazioni non si conoscono o non si sa il modo di utilizzarli per il proprio lavoro. In sostanza restano fuori la porta dello studio tecnico. E il mondo intanto cambia e se qualcuno lo fa notare, molti continueranno a sostenere che ho "pochi clienti" e o "tanto lo faremo uguale".
